IDENTITAS PESERTA PRAKTIK KERJA INDUSTRI
SMK BHAKTI CANDRA
ADMINISTRASI PERKANTORAN
TAHUN PELAJARAN 2015/2016
Nama
: Pahrudin
Tempat/tgl
lahir : Bogor, 05 Juni
1999
Jenis
kelamin : Laki-Laki
Agama
: Islam
Nomor
induk siswa :
NISN
:
Orang
tua/wali :
1. Nama ayah :
Uweh
2. Nama ibu :
Puah
3. Nama wali :
Ari Pudin
4.
Hub. Wali : Saudara Kandung
Alamat
peserta : Kp.Cimande
Girang RT 01/RW 04 Desa Lemah Duhur
Alamat
orang tua/wali : Kp.Cimande Girang
RT 01/RW 04 Desa Lemah Duhur
No
telp/hp :
Caringin,
November 2015
Peserta
prakerin
Pahrudin
BAB 1
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
PRAKERIN (Praktik Kerja Industri) adalah
kegiatan pendidikan, pelatihan dan pembelajaran yang berbeda dari SMA.
Perakerin pada umumnya dilakukan oleh siswa siswi Sekolah menengah kejuruan
(SMK). Dengan kompetensi (kemampuan) siswa sesuai dengan bidangnya dan juga
menabah bekal untuk masa masa mendatang guna memasuki dunia kerja yang semakin
anyak serta ketat dalam persaingannya seperti dimasa sekarang ini.
Dalam pelaksanaanya dilakukan dengan
prosedur tertentu, bagi siswa yang bertujuan untuk magang disuatu tempat kerja,
baik didunia usaha maupun dunia industri setidaknya memiliki kemampuan dasar
sesuai dengan dengan bidang yang digelutinya atau mendapatkan bekal dari
pembimbing disekolah untuk memiliki ilmu-ilmu dasar yang diterapkan dalam dunia
usaha atau dunia industri. Alasan utama mengaoa para siswa –siswi harus
memiliki bekal ilmu sesuai dengan bidangnya agar dalam pelaksanaan peraktik
kerja industri tidak mengalami kendala dalam penerapan ilmu pengetahuan dasar
yang kemungkinan besar dalam peroses praktek
kerja industri mendapatkan ilmu-ilmu baru yang belum pernah diajarkan
dilembaga kejuruan terkait.
Dalam pelaksanaan praktek kerja industri
ini diharapkan setiap siswa-siswi mampu mengikuti kegiatan kerja serta memahami
kegiatan kerja yang dilakukan dunia usaha ataupun di dunia industri agar
siswa-siswi tersebut dapat mencapai serta mendapatkan sesuatu yan baik dan
berguna bagi dirinya serta agar siswa-siswi tersebut mampu menunjukan
kinerjanya secara maksimal apa yang telah dilakukannya selama berada di dunia
usaha atau dunia industri
Perakerin memberikan dan sekaligus
mengajarkan kepada anak didik akan dan bagaimana kehidupan di dunia kerja .
disamping ajang uji coba ilmu yang ia pelajari. Melalui prakerin siswa diharapkan
mampu memahami tentang bagaimana tata dan aturan di dunia industri/usaha ,
shingga ketika ia nantinya tamat ia sudah benar-benar siap bekerja baik secara
keilmuan secara kejiwaan mental.
Landasan
hukum prakerin
1. Undang-Undang
No. 20 tahun 2003, tentang sistem kependidikan nasional:
pendidikan
adalah usaha sadar dan terencana untuk mewujudkan suasana belajar dalam proses
pembelajaran agar peserta didik secara aktif mengembangkan potensi dirinya
untuk memiliki kekuatan spiritual keagamaan,pengendalian diri,kepribadian,kecerdasan,ahlak
mulia,serta keterampilan yang diperlukan dirinya,masyarakat,bangsa,dan Negara.
2. Kepmen
pendidikan dan kebudayaan No. 323/u/1997, tentang penyelenggaraan prakerin SMK.
3. Peraturan
pemerintah No.29 tahun 1990 tentang pendidikan menengah yang antara lain :
a. Penyelenggaraan
sekolah menengah dapat bekerja sama dengan masyarakat terutama dunia
usaha/industri dan para dermawan untuk memperoleh sumber daya dalam rangka
menunjang penyelenggaraan dan pengembangan pendidikan.
b. Pada
sekolah menengah dapat dilakukan uji coba gagasan baru yang diperlukan dalam
rangka pengembangan pendidikan menengah.
c. Kepmendikbud
No. 080/V/1993 tentang kurikulum sekolah menengah kejuruan yang menyatakan:
d. Menggunakan
unit produksi sekolah beroperasi secara professional sebagai wahana pelatihan
kejuruan.
e. Melaksanakan
sebagai kelompok mata pelajaran kejuruan disekolah, dan sebagainya didunia
industri.
f. Melaksanakan
kelompok mata pelajaran keahlian kejuruan sepenuhnya dimasyarakat di dunia
usaha dan industri.
1.2 Perumusan masalah
Bagaimanakah Cara
Penanganan Arsip di Balai Diklat Badan Narkotika Nasional (BNN) ?
1.3 Pembatasan masalah
Agar saat penulisan
laporan ini tidak keluar dari isi materi. maka penulis membatasi bahwa
penanganan Arsip Dibalai Diklat Badan Narkotika Nasional, hanya dibagian
ruangan kearsipan di Balai Diklat Badan Narkotika Nasional.
1.4 Maksud dan tujuan
Perakerin adalah kegiatan yang
diupayakan dari sekolah yang melibatkan siswa – siswi SMK (Sekolah Menengah
Kejuruan) dan dilaksanakan di dunia industri untuk tujuan pendidikan,
pembelajaran dan pelatihan siswa – siswi
dalam rangka meningkatkan mutu siswa – siswi dalam dunia kerja yang
sesuai bidangnya.
Tujuan
prakerin
1. Mengimplementasikan
materi yang selama ini didapatkan disekolah
2. Melatih
siswa untuk berkomunikasi/berinteraksi secara profesional didunia kerja yang
sebenarnya
3. Membentuk
semangat kerja yang baik bagi siswa-siswi PRAKERIN
4. Mengembangkan
dan menambahkan ilmu pengetahuan dasar dan keterampilan yang dimiliki oleh
siswa-siswi PRAKERIN sesuai dengan bidang masing-masing.
5. Menghasilkan
tenaga kerja yang memiliki keahlian profesional, yaitu tenaga kerja yang
memiliki tingkat pengetahuan,keterampilan,dan semangat kerja yang sesuai dengan
tuntutan lapangan kerja.
6. Menjalin
kerjasama yang baik antara sekolah dengan dunia usaha maupun dunia industri.
1.5 Manfaat perakerin
Jika
ditinjau dari tujuan prakerin seperti yang telah dibuat daftarnya diatas, maka prakerin ini memiliki manfaat besar
bagi siswa itu sendiri, diantaranya:
1. Menghasilkan
sumber daya manusia yang memiliki keahlian profesional, dengan keterampilan,
pengetahuan, serta etos kerja yang sesuai dengan tuntutan zaman.
2. Mengasah
keterampilan yang di berikan Sekolah Menengah Kejuruan ( SMK )
3. Menambah
keterampilan, pengetahuan, gagasan – gagasan seputar dunia usaha serta industri
yang professional dan handal.
4. Membentuk
pola pikir siswa -siswi agar terkonstruktif
baik serta memberikan pengalaman dalam dunia Industri maupun dunia
kerja.
5. Menjalin
kerja sama yang baik antara sekolah dan perusahaan terkait, baik dalam dunia
usaha maupun dunia Industri.
6. Mengenalkan
siswa – siswi pada pekerjaan lapangan di dunia industri dan usaha sehingga pada
saatnya mereka terjun ke lapangan pekerjaan yang sesungguhnya dapat beradaptasi
dengan cepat.
7. Meningkatkan
efisiensi waktu dan tenaga dalam mendidik dan melatih tenaga kerja yang
berkualitas.
8. Sebagai
bentuk pengakuan dan penghargaan bahwa pengalaman kerja sebagai bagian dari
proses pendidikan.
9. Mempersiapkan
sumber daya manusia berkualitas yang sesuai dengan kebutuhan di era teknologi
informasi dan komunikasi terkini.
10. Memberikan
keuntungan pada pihak sekolah dan siswa – siswi itu sendiri, karena keahlian
yang tidak diajarkan di sekolah didapat didunia usaha/industri.
Manfaat
Bagi Sekolah
Manfaat prakerin bagi sekolah sendiri
sebenarnya tidak kalah banyaknya, berikut adalah beberapa manfaatnya.
1. Menjalankan kewajiban undang undang
2. Meningkatkan citra sekolah
3. Meningkatkan hubungan sekolah dengan
masyarakat.
4. Meningkatkan popularitas sekolah di
mata masyarakat.
5. Memberikan kontribusi dan tenaga kerja
bagi perusahaan.
Manfaat
prakerin bagi perusahaan
Perusahaan
sendiri mendapat manfaat yang cukup banyak, yaitu :
1. Mendapatkan tenaga kerja sementara
dengan “upah seikhlasnya”
2. Mendukung program pendidikan pemerintah
3. Meningkatkan citra perusahaan.
1.6 Waktu dan tempat pelaksanaan
Kegiatan prakerin ini sendiri terjadi
selama 2 bulan lebih pada tanggal 02 November 2015 sampai dengan 10 Januari
2016 yang bertempat Di Intansi Pemerintah Balai Diklat Badan Narkotika
Nasional. Yang beralamat di Jl. Mayjen H.R. Edi Sukma Ds. Wates Jaya Kec.
Cigombong Kab. Bogor Jawa Barat,
Kota Bogor 16740 . adapun jadwal kerja
karyawan adalah sebagai berikut .
No
|
Hari
|
Jam masuk
|
istirahat
|
Jam pulang
|
1.
|
Senin
|
07.30 WIB
|
12.00 WIB s/d 13.30 WIB
|
15.30 WIB
|
2.
|
Selasa
|
07.30 WIB
|
12.00 WIB s/d 13.30 WIB
|
15.30 WIB
|
3.
|
Rabu
|
07.30 WIB
|
12.00 WIB s/d 13.30 WIB
|
15.30 WIB
|
4.
|
Kamis
|
07.30 WIB
|
12.00 WIB s/d 13.30 WIB
|
15.30 WIB
|
5.
|
Jum’at
|
07.30 WIB
|
11.00 WIB s/d 13.30 WIB
|
16.30 WIB
|
1.7 Sistematika Laporan
Dalam penyusunan laporan ini tersusun
secara sistematik yaitu terdiri dari :
BAB I PENDAULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
1.2 Perumusan Masalah
1.3 Pembatasan Masalah
1.4 Maksud dan Tujuan Prakerin
1.5 Manfaat Prakerin
1.6 Waktu dan Tujuan Pelaksanaan
BAB II TINJAUAN PUSAKA
2.1 Pengertian Arsip
2.2 Pengertian Kearsipan
BAB III GAMBARAN UMUM BALAI DIKLAT BNN
3.1 Sejarah Singkat Balai Diklat BNN
3.2 Visi
Dan Misi Balai Diklat BNN
3.3 Struktur Organisasi Balai Diklat BNN
3.4 Moto
Bali Diklat BNN
3.5 Tugas
dan Fungsi Balai Diklat BNN
3.6 Tujuan dan Sasaran
3.7
Sarana dan Prasarana
3.8 Nilai utama Logo
Inti
BAB IV Pembahasan
4.1 Cara Penanganan Arsip Di Balai Diklat Badan
Narkotika Naional (BNN)
BAB V PENUTUP
5.1 Kesimpulan
5.2 Saran
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1
Pengertian Arsip
Secara etimologi ,kata arsip berasal
dari bahasa yunani (Greek), yaitu archium
yang artinya peti untuk menyimpan sesuatu.schollenberg menggunakan istilah archives sebagai kumpulan warkat dan archives institution sebagai gedung
arsip atau lembaga kearsipan. Dalam bahasa latin, arsip disebut felum (bundel) yang artinya tali atau
benang. Dalam bahasa inggris, arsip
disebut dengan file.
Menurut Leonard Montague Harrod,
pengertian file menurut bahasa inggris mengacu pada kata benda dan kata kerja.
Pengertian file yang mengacu pada kata benda adalah sebagai berikut
a. Sekumpulan
informasi yang telah ditata secara sistematis, yang terdiri atas informasi
tertulis,terketik, tercetak , atau telah terekam dengan mesin.
b. Sebagai
tempat untuk menyimpan dan menata berbagai informasi
c. Sekumpulan
informasi yang menyimpan subjek yang sama.
Adapun pengertian file
sebagai kata kerja adalah menata bahan-bahan informasi tertulis, tercetak atau
terekam (Leonard Montague Harrod) . Menurut The Liang Gie ,file berarti berkas,
warkat-warkat yang disimpan pada lipatan karton dengan atau tanpa penjepit
kawat.
Ada
beberapa sumber yang menjelaskan tentang arsip, adalah sebagai berikut.
a. Menurut
pemerintah republik Indonesia nomor 34 tahun 1979
1. Arsip,
yaitu kumpulan naskah atau dokumen yang dipersiapkan.
2. Arsip,
yaitu gedung (ruang) penyimpanan kumpulan naskah atau dokumen.
3. Arsip,
yaitu organisasi atau lembaga yang mengolah dan menyimpan kumpulan naskah atau
dokumen.
b. Menurut
prof.Mr.Prajudi Atmoseodirdjo
1. Arsip,
yaitu tempat menyimpan secara teratur bahan-bahan tertulis (beshcreven
strukken). Piagam-piagam (vorkanden), surat-surat (briven), akte-akte (akten),
kepustakaan-kepustakaan (besdhiden), daftar-daftar (register),dokumen-dokumen
(dokumenten), dan peta-peta (kreaten).
2. Arsip,
yaitu kumpulan yang teratur dari bahan-bahan kearsipan.
3. Arsip,
yaitu bahan-bahan dari bahan-bahan kearsipan.
c. Menurut
the liang gie dalam bukunya administrasi perkantoran
Administrasi perkantoran
Arsip, yaitu kumpulan warkat yang disimpan secara
teratur,dan berencana karena mempunyai sesuatu kegunaan agar setiap kali
diperlukan dapat dengan cepat ditemukan kembali.
d. Menurut
ensiklopedi administrasi
1. Arsip,
yaitu segenap warkat dari suatu organisasi kenegaraan atau badan swasta yang
diadakan dalam penyelenggaraan kegiatan-kegiatan organisasi tersebut dan
dipandang berharga untuk disimpan secara permanen untuk suatu keperluan.
2. Suatu
instansi atau tempat dimana warkat-warkat organisasi disimpan secara tertib.
Untuk pengertian kedua ini lebih tepat dinyatakan dengan istilah archives institution (kantor arsip).
e. Menurut
Lembaga Administrasi Negara (LAN)
Arsip, yaitu segala kertas, kartu, naskah, film,
microfilm, rekaman suara, gambar peta, bagan, atau berbagai cara penciptaannya,
dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan sebagai bukti dari tujuan
organisasi, prosedur-prosedur, pekerjaan-pekerjaan, atau kegiatan-kegiatan
lainnya oleh pemerintah atau karena pentingnya sesuatu hal tersebut.
f.
Arsip
menurut UU Kearsipan No 43/2009 adalah rekaman kegiatan peristiwa dalam
berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi, informasi, dan
komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah,
lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan,
dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan
bernegera.
Dalam beberapa pengertian tersebut dapat disimpulkan
bahwa arsip mempunyai tiga arti, yaitu :
a. Naskah
atau kumpulan naskah,
b. Gedung
tempat penyimpanan, dan
c. Organisasi
(kegiatan pengelolaan).
Jey kennedy dalam bukunya records
management mengemukakan istilah-istilah yang berhubungan dengan arsip, yaitu
record, arsip, dan dokumen.
a.
Record, yaitu informasi terekam dalam
segala bentuk, termasuk data dalam sistem komputer yang dibuat atau diterima
dan dikelola oleh suatu badan korporasi atau perorangan dalam transaksi bisnis
atau melakukan kegiatan dan disimpan sebagai bukti akan transaksi atau kegiatan
tersebut.
b. Arsip,
yaitu record yang memiliki nilai guna berkesinambungan dan disimpan permanen
Karen memiliki nilai administratif, hukum, atau sejarah bagi organisasi yang
bersangkutan maupun masyarakat.
c. Dokumen,
yaitu unit informasi terekam yang terstruktur, baik ditertibkan maupun tidak
ditertibkan dalam bentuk cetakan atau bentuk elektronik yang dikelola sebagai
unit dari sistem informasi.
Surat
atau warkat dapat dikatakan arsip, apabila memenuhi kriteria sebagai berikut :
1. Merupakan
kumpulan warkat.
2. Disimpan
menurut sistem tertentu.
3. Mempunyai
nilai guna
4.
Mempunyai arti.
2.2 Pengertian Kearsipan
a. Menurut
ensiklopedia administras filling (penyimpanan warkat). Kearsipan adalah bentuk
pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan warkat-warkat secara sistematis
sehingga jika diperlukan lagi, warkat-warkat itu dapat dikembalikan dan
setiapkali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali dengan tepat dan
cermat.
b. Menurut
kamus administrasi, yang dimaksud dengan kearsipan adalah semua rangkaian
kegiatan penyelenggaraan kearsipan sejak saat dimulainya pengumpulan warkat
sampai penyingkirannya.
c. Menurut
R.Subroto dalam bukunya kearsipan dan dokumentasi, yang dimaksud dengan
kearsipan adalah aktivitas penerimaan, penggunaan, pemeliharaan, penyusutan,
dan pemusnahan arsip.
Dari pendapat-pendapat tersebut dapat
disimpulkan bahwa kearsipan (filling) adalah suatu proses pengaturan dan
penyimpanan bahan-bahan atau warkat secara sistematis, sehingga bahan-bahan
tersebut dengan cepat dapat dicari atau diketahui tempatnya saat diperlukan.
Penataan seluruh kegiatan pengurusan arsip pada suatu kantor dapat disebut tata
kearsipan atau administrasi kearsipan dan manajemen kearsipan.
Kearsipan memiliki ruang lingkup sebagai
berikut.
a. Penciptaan
dan penerimaan warkat.
Proses
permbuatan dan penerimaan arsip baik untuk surat masuk maupun untuk surat keluar.
b. Kegiatan
penyimpanan dan penemuan kembali.
1. Kegiatan
penyimpanan adalah kegiatan yang dimulai dari pemeriksaan tanda pelepas sampai
penempatan arsip ditempat penyimpanan.
2. Kegiatan
penemuan kembali adalah kegiatan yang dimulai dari permintaan arsip oleh pihak
lain, penemuan , sampai dengan penyimpanan kembali arsip.
c. Kegiatan
penyelamatan.
1. Kegiatan
pengamanan,
2. Kegiatan
pemeliharaan, dan
3. Kegiatan
perawatan.
d. Kegiatan
penyusutan
1. Kegiatan
pemindahan/penilaian,
2. Kegiatan
pemusnahan, dan
3. Kegiatan
penyerahan.
1. Jenis-jenis
arsip
a. Dilihat
dari segi bentuk fisiknya :
1. Arsip
yang berbentuk lembaran
2. Arsip
yang berbentuk tidak lembaran
b. Dilihat
dari segi masalahnya :
1. Financial
record
Financial record adalah
arsip-arsip yang berisi catatan-catatan mengenai masalah keuangan.
2. Inventory
record
Inventory record adalah
catatan-catatan yang berhubungan dengan masalah barang-barang inventasi
3. Personal
record
Personal record adalah
catatan-catatan yang berhubungan dengan masalah kepegawaian.
4. Sales
record
Sales record adalah
catatan-catatan yang berhubungan dengan masalah barang.
5. Production
record
Production record
adalah catatan-catatan yang berhubungan dengan masalah produksi.
c. Dilihat
dari segi pemiliknya.
1. Lembaga
pemerintahan
a) Arsip
nasional republik Indonesia merupakan inti organisasi dari Lembaga Kerasipan
Nasional yang disebut Arsip Nasional Pusat (Arnas Pusat).
b) Arsip
nasional ditiap-tiap ibu kota daerah tinkat I, termasuk daerah-daerah yang
setingkat dengan daerah I (daerah istimewa dan daerah khusus) yang disebut arsi
daerah (arsipda).
2. Instansi
pemerintah dan instansi swast.
a) arsip
primer dan arsip skunder
b) arsip
sentral dan arsip unit
d. dilihat
dari segi sifatnya
1. arsip
vital (sangat penting)
arsip vital adalah
arsip yang dapat dijadikan sebagai alat pengingat selama-lamanya arsip ini
tidak terbatas kegunaanya dan mempunyai nilai yang istimewa sehingga tidak
boleh dimusnahkan
2. arsip
penting (esensial)
arsip penting adalah
semua arsip yang ada hubungannya dengan masa lalu dan masa sekarang,yang dapat
membantu kelancaran kegiatan organisasi dan sukar mendapatkan gantinya.
Contohnya surat kontrak
kerja.
3. Arsip
tidak penting
Arsip tidak penting
adalah arsip yang nilai kegunaanya sementara bersifat sementara,hanya
kadang-kadang saja diperlukan.
Contohnya surat
undangan.
4. Arsip
biasa
Arsip biasa adalah
arsip yang awalnya mempunyai kegunaan penting dan akan menjadi arsip yang tidak
berguna.
Contohnya surat lamaran
pekerjaan.
5. Arsip
rahasia
Arsip rahasia adalah
arsip yang isinya hanya boleh diketahui oleh orang tertentu saja.
Contoh arsip penilaian
pegawai.
e. Dilihat
dari segi fungsinya
1) Arsip
dinamis
Arsip dinamis adalah
arsip yang dipergunakan secara langsung dalam proses penyelenggaraan
administrasi Negara.
2) Arsip
statis
Arsip statis adalah
arsip yang tidak dipergunakan secara langsung dalam proses perencanaan,
pelaksanaan, serta penyelenggaraan kegiatan tugas pokok maupun untuk
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya dan penyelenggaraan
administrasi sehari-hari.
2. Fungsi
arsip
a. Menurut
undang-undang No.7 Tahun 1971 pasal dua (2), fungsi arsip dibedakan menjadi
dua, yaitu :
1.
Fungsi
dinamis, yaitu arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perenncanaan,
pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umunya, atau
dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara.
2.
Fungsi
statis, yaitu arsip tidak dipergunakan secara langsung dalam perencanaan dan
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, maupun penyelenggaraan
administrasi Negara.
3. Nilai
guna arsip
Setia arkat yang disimpan pasti mempunyai nilai
kegunaan tertentu. Oleh Karena itu, disebut sebagai arsip. Beberapa ahli
mengemukakan nilai guna arsip, adalah sebagai berikut.
a. Menurut
ensklopedi administrasi
Pada umumnya warkat
mempunyai empat (4) macam kegunaan, yaitu :
·
Guna informatoris, yaitu memberikan
suatu keterangan tentang suatu hal atau peristiwa.
·
Guna yuridis, yaitu sebagai alat bukti
dalam suatu pengadilan.
·
Guna historis, yaitu arsip yang
menggambarkan keadaan atau peristiwa pada masa yang tlah lampau agar tidak
terlupakan sepanjang masa sebagai suatu peristiwa sejarah.
·
Guna ilmiah, yaitu sebagai catatan
hasil-hasil pemikiran seorang sarjana atau penemuan-penemuan suatu ekspedisi
ilmiah.
b. Menurut
arsip nasional republik Indonesia
Ditinjau dar
kepentingan penggunaan arsip, nilai guna dapat dibedakan menjadi dua, yaitu :
·
Nilai guna primer : arsip yang bernilai
guna bagi instansi atau individu yang menciptakan arsip itu sendiri.
·
Nilai guna skunder : arsip yang bernilai
guna diluar instansi atau individu yang menciptakan arsip itu sendiri.
4. Tujuan
arsip
Dalam undang-undang nomor 7 tahun 1971 pasal tiga
menyatakan bahwa tujuan arsip adalah untk menjamin keselamatan bahan
pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan, dan
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan, serta untuk menyediakan bahan
pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah. Tujuan pengelolaan arsip
:
1. Agar
arsip terpelihara dengan baik,teratur dan aman.
2. Agar
mudah mendapatkan kembali arsip tersebut saat akan
dibutukan
dengan cepat
3. Untuk
mengurangi pemborosan waktu dan tenaga dalam mencari
arsip yang dibutuhkan.
4. Untuk
menghemat tempat penympanan arsip.
5. Untuk
menjaga kerahasiaan arsip.
6. Untuk
menjaga kelestarian arsip.
7. Untuk
menyelamatkan pertanggungjawaban tentang perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan, kegiatan-kegiatan
kemasyarakatan.
c. Asas
kearsipan
Asas
kearsipan adalah adalah pedoman dalam penyelenggaraan kegiatan pengurusan
surat/dokumen yang disesuaikan dengan kedudukan unit kerja dalam suatu kantor
atau organisasi. Ada tiga macam asas dalam kearsipan, yaitu :
1. Asas
sentralisasi, adalah penyelenggaraan kearsipan yang dipusatkan pada satu
bagian/unit kerja tersendiri, yang biasa disebut bagian/unit kearsipan.
Penyelenggaraan kearsipan secara sentralisasi ini dimaksudkan agar surat masuk
dan surat keluar dalam suatu organisasi hanya melalui satu pintu. Artinya bahwa
semua warkat/surat/dokumen disimpan dalam satu tempat/ruang dan dikelola oleh
satu unit tertentu, yaitu unit sentral (pusat) lebih cocok untuk organisasi
yang masih sederhana.
2.
Asas desentralisasi adalah
penyelenggaraan kearsipan yang tidak dipustkan pada satu bagian/unit kerja
tersendiri, tetapi penyelenggaraan kearsipan dilakukan dimasing-masing
bagian/unit didalam. Pada asas ini arsip-arsip diurus oleh bagiannya masing-masing.
Dan pada asas ini juga tanggung jawab kearsipan bukan tanggung jawab pusat,
namun menjadi tanggungg jawab unit kerjanya.
3.
Asas gabungan adalah penyelenggaraan
pengelolaan arsip dengan memadukan kebaikan asas sentralisasi dan
desentralisasi, sehingga kelemahan dari keduanya dapat diminimalisir. Pada
pelaksanaanya, unit sentral bertanggung jawab atas arsip in-aktif dan tiap-tiap
unit/bagian bertangung jawab atas arsip aktif dan masing-masing bagian.
d. Masalah
pokok dalam kearsipan
·
Menurut Drs.The Liang Gie
Masalah-masalah
pokok dibidang kearsipan yang umumnya dihadapi ole instansi-instansi, bertalian
dengan hal-hal berikut.
a. Tidak
dapat menemukan kembali arsip secara cepat yang diperlukan oleh pimpinan
instansi atau suatu organisasi.
b. Bertambahnya
surat-surat ke bagian arsip tanpa ada penyingkirannya sehingga tempat dan
peralatannya tidak lagi mencukupi.
c. Peminjaman
atau pemakaian suatu surat oleh pimpinan atau satuan organisasi lainnya dalam
jjangka waktu yang sangat lama bahkan kadang-kadang tidak dikembalikan.
d. Tata
kerja dan peralatan kearsipan yang tidak mengikuti perkembangan ilmu kearsipan
modern, akibatnya banyak pegawai arsip yang tidak cakap dan kurangnya bimbingan
yang teratur.
Untuk memecahkan masalah yang timbul
dibidang kearsipan dapat dilakukan beberapa langkah antisipasi sebagai berikut.
1. Mempergunakan
sistem kearsipan yang tepat.
2. Fasilitas
kearsipan harus memenuhi syarat.
3. Petugas
arsip harus memenuhi syarat.
4. Menyelenggarakan
penyusutan arsip.
Kegiatan
kearsipan pada intinya adalah kegiatan penyimpanan dan penemuan kembali arsip.
Dalam penemuan kembali arsip sering kali arsip yang dicari tidak ditemukan, hal
ini biasanya belum dilakukan pencatatan arsip yang diterima atau dikeluarkan
dan peminjaman secara tertib.
e. Prosedur
peminjaman arsip
1. Mengisi
bon peminjaman arsip rangkap tiga dan ditandatangani oleh peminjam.
2. Petugas
arsip memeriksa setiap saat berkas peringatan pada unit kearsipa agar arsip
dikembalikan tepat waktu.
3. Pada
waktu pengembalian arsip yang harus diperiksa adalah kondisi arsip dalam
keadaan baik atau tidak, pengembalian sudah jatuh tempo atau belum.
4. Menerima
arsip bersama out slip.
5. Menempatkan
kembali arsip pada tempat semula dan mencabut outslip pada folder.
6.
Bon pinjam arsip yang diterima dari
peminjaman dicabut dari folder dan robek ,sedangkan bon pinjam pada unit
kearsipan disimpan sebagai bahan pertimbangan untuk menilai arsipp aktif dan
arsip pasif.
BAB III
GAMBARAN UMUM
PERUSAHAAN
3.1 Sejarah
Singkat Bali Diklat BNN
Tahun 2008 :
• Balai
Diklat BNN dibentuk atas persetujuan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara
Nomor: B/2281/M.PAN/07/2008 tanggal 31 Juli 2008 tentang Persetujuan Organisasi
dan Tata Kerja Balai Pendidikan dan Pelatihan BNN.
• Balai
Diklat BNN secara resmi berdiri setelah keluarnya Peraturan Kepala BNN Nomor: PER/02/VIII/2008/BNN
tanggal 11 Agustus 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Balai Pendidikan dan
Pelatihan BNN.
Tahun 2009 :
• Mulai
terbentuk & berjalannya organisasi Balai DiklatBNN, Penempatan Personel dan
mulai menjalankan program Kediklatan di
Lingkungan BNN. Komplek Gedung Srikandi Perkantoran BNN menjadi Kantor Pertama Balai Diklat BNN.
Tahun 2010 :
• Peresmian
dan serah terima Gedung Balai Diklat BNN oleh Kapolri kepada Kepala BNN,
Tanggal 29Juli 2011. Penempatan Secara resmi Gedung Balai Diklat
BNN di Lido Bogor.
Tahun 2014 :
• Penyempurnaan
OTK Balai Diklat dengan terbitnya Peraturan Kepala BNN Nomor:
2 / I / 2014 tanggal 16 Januari 2014 tentang Organisasi dan Tata Kerja
Balai Pendidikan dan Pelatihan Badan Narkotika Nasional.
3.2 Visi
dan Misi Balai Diklat BNN
a. Visi
Bersama mewujudkan
”INDONESIA
BEBAS NARKOBA TAHUN 2015”
b. Misi
Melakukan pencegahan dan pemberantasan
penyalahgunaan dan peredaran gelap narkoba secara komperensif dan sinergis.
KASIE
PENYELENGGARA
& KERJA SAMA
|
Rina
Astuti,S.sos.M.Krim
|
KELOMPOK JABATAN FUNGSIONAL
|
KASIE
PROGRAM & EVALUASI
|
Hari yodjatiPulunggono,S.Pd
|
Rizki Ferdianto, S.Pd
|
KASSUBAG UMUM
|
KEPALA BALAI DIKLAT
|
Moto Bali Diklat
BNN
D = DICIPLINE
I = INTEGRITY
K = KNOWLEDGE
L = LEARNING
A = ACCOUNTABILITY
T = TEAM
WORK
3.5 Tugas dan Fungsi Balai Diklat BNN
a.
Tugas :
1.
Menyusun dan melaksanakan
kebijakan nasional mengenai pencegahan dan pemberantasan penyalahgunaan dan
peredaran gelap Narkotika dan Prekursor Narkotika;
2.
Mencegah dan memberantas penyalahgunaan dan peredaran gelap
Narkotika dan Prekursor Narkotika;
3.
Berkoordinasi dengan Kepala Kepolisian Negara Republik Indonesia
dalam pencegahan dan pemberantasan penyalahgunaan dan peredaran gelap Narkotika
dan Prekursor Narkotika;
4.
Meningkatkan kemampuan lembaga rehabilitasi medis dan
rehabilitasi social pecandu Narkotika, baik yang diselenggarakan oleh
pemerintah maupun masyarakat;
5.
Memberdayakan masyarakat dalam pencegahan penyalahgunaan dan
peredaran gelap Narkotika dan Prekursor Narkotika;
6.
Memantau, mengarahkan dan meningkatkan kegiatan masyarakat dalam
pencegahan penyalahgunaan dan peredaran
gelap Narkotika dan Psikotropika Narkotika;
7.
Melalui kerjasama bilateral dan multiteral, baik regional maupun
internasional, guna mencegah dan memberantas peredaran gelap Narkotika dan
Prekursor Narkotika;
8.
Mengembangkan laboratorium Narkotika dan Prekursor Narkotika;
9.
Melaksanakan administrasi penyelidikan dan penyidikan terhadap
perkara penyalahgunaan dan peredaran gelap Narkotika dan Prekursor Narkotika;
dan
10. Membuat laporan
tahunan mengenai pelaksanaan tugas dan wewenang.
b.
Fungsi :
1.
Penyusunan rencana kegiatan dan anggaran;
2.
Penyiapan bahan dan pengembangan kurikulum pendidikan dan pelatihan teknis di
bidang P4GN, Prajabatan, Kepemimpinan dan Fungsional;
3.
Pemantauan rencana aksi,
analaisis dan evaluasi peserta pendidikan dan pelatihan;
4.
Penyusunan laporan pelaksanaan
di bidang pendidikan dan pelatihan teknis P4GN, Prajabatan, Kepemimpinan dan Fungsional;
5.
Menyiapkan modul dan bahan
ajar;
6.
Penyiapan bahan sertifikasi keterampilan teknis di
bidang P4GN;
7.
Penyiapan bahan sertifikasi jabatan fungsional tertentu
di bidang P4GN;
8.
Penyusunan peraturan tata tertib pendidikan dan pelatihan;
9.
Penyiapan bahan koordinasi. dan kerjasama nasional,
regional dan internasional di bidang pendidikan dan pelatihan teknis
P4GN, Prajabatan, Kepemimpinan dan Fungsional;
10.
Penyiapan dan pengelolaan sarana dan prasarana pendidikan dan pelatihan;
11.
Pengelolaan data dan informasi peserta pendidikan dan pelatihan;
3.6
Tujuan dan Sasaran
a.
Tujuan :
Terwujudnya “Indonesia
bebas. Narkoba tahun
2015”
b.
Sasaran :
Meningkatnya jumlah masyarakat
yang imun, menurunnya angka prevalensi penyalahgunaan narkoba di bawah 2,8% jumlah penduduk Indonesia
dan meningkatnya pengungkapan. jaringan peredaran gelap narkoba pada akhir tahun
2015.
3.7 Sarana dan Prasarana
a.
Sarana
1.
MesinFotocopy
2.
Mesin
Printer
3.
Mesinketikelektrik
4.
Komputer
5.
Alatpenghancurkertas
6.
Faksimili
7.
Lemari
8.
Fling
cabinet
9.
Kendaraan
(Roda 2 & 4)
10. Kursi
11. Meja
12. ATK
13. AC
b. Prasarana
1.
Ruang Kepala Balai Diklat
2.
Ruang Kasie
Program dan Evaluasi
3.
Ruang kasie penyelenggara dan kerjasama
4.
Ruang kepala subbag
Tata usaha
5.
Ruang staf sie penyelenggara dan kerjasama
I
6.
Ruang staf sie penyelenggara dan kerjasama
II
7.
Ruang staf sie program
dan evaluasi
8.
Ruang rapat
9.
Ruang keuangan
10. Perpustakaan
11. Ruang operator
12. Receptionist
13. Ruang klinik
14. Barak
15. Kitchen
16. Gudang
17. Pos satpam/security
18. Mushola
19. Pantry
20. Ruang makan
21.
Toilet
(laki-laki&perempuan)
3.8 Nilai utama Logo
Inti
A.
5
|
3
|
2
|
1
|
4
|
Makna Bentuk
1. Lingkaran berwarna emas menjelaskan satu kesatuan
yang tidak memberikan celah bagi penyalahguna dan pengedar gelap narkoba.
2. Bintang,
merupakan simbolisasi cita-cita luhur BNN untuk mewujudkan masyarakat Indonesia bebas dari penyalahgunaan dan peredaran gelap narkoba.
3. Tulisan Badan Narkotika
Nasional Republik Indonesia, memberikan
pemahaman bahwa Badan Narkotika Nasional adalah Aparat pemerintah RI yang memiliki
tugas khusus dalam menanggulangi permasalahan narkoba.
4. Garuda
melambangkan bahwa komitmen BNN terhadap tekad pemerintah
RI dalam upaya menanggulangi permasalahan narkoba.
5. Huruf BNN menunjukkan terminologi Badan Narkotika Nasional.
B.
MAKNA WARNA
Warna Hitam, artinya keseriusan dan ketegasan.
Warna Kuning gading,
memiliki kreativitas dan inovatif makna kecerdasan, antusiasme
Warna biru tua dan biru muda,
artinya lambang universalisme
Warna Putih, artinya keluhuran cita-cita.
BAB IV
PEMBAHASAN
4.1
Cara Penanganan Arsip Di Balai Diklat Badan Narkotika Naional (BNN)
Ketika
penulis melakukan kegiatan praktek kerja industri dibalai diklat Badan
Narkotika Nasional (BNN) saya ditempatkan dibagian / diruangan kearsipan dimana
diruangan tersebut terdapat dokumen-dokumen penting seputar kegiatan balai
diklat. Dan juga saya dapat mengimplentasikan pelajaran yang saya terima
disekolah khususnya dalam mata pelajaran kearsipan.diruangan kearsipan tersebut
saya dapat mengerjakan pekerjaan yang berkaitan dengan arsip ataupun kearsipan
dengan baik dikarnakan saat disekolah saya sudah dapat bekal dari guru mata
pelajaran maupun guru pembimbing jadi pekerjaan terlaksanakan dengan lancar
tanpa ada kendala.
Diruangan
tersebut arsip disimpan menggunakan 4 jenis penyimpanan yakni,
1. sistem
abjad (hurup),
2. sistem
kronologis (tanggal),
3. sistem
subjek (masalah) ,
4. sistem
numeric (nomor )
agar arsip rapi dan mudah ditemukan
untuk kegiatan berikutnya,dikarenakan semua arsip tersimpan diruangan tersebut
jadi arsip harus tersimpan dengan rapi ,tersusun, dan mudah ditemukan saat akan
dibutuhkan. Dan ketika surat masuk maupun keluar diterima diruangan kearsipan,
surat tersebut dikelola oleh masing-masing unit. Seperti jika surat masuk
diterima diunit surat masuk , surat masuk tersebut akan disortir terlebih
dahulu dan diberikan kartu disposisi lalu mengisinya dengan data yang tertera
didalam surat. setelah disortir dn diberi kartu disposisi surat tersebut akan
diberikan kepada ruang sekretaris untuk meminta tanda tangan/ persetujuan dari
pimpinan dan jika sudah mendapatkan persetujuan surat dapat diberikan kepada
pihak-pihak yang tertera didalam surat. dan setelah itu data yang adal dalam
surat tersebut dimasukan kedalam komputer dengan software tertentu agar arsip
mudah disimpan didalam brief odner sesuai kode nya. Jika sudah dimasukan
kedalam computer surat digandakan yang asli diberkan kepada pihak-pihak yang
tertera didalam surat dan yang digandakan siap disimpan kedalam brief odner yang sesuai
dengan jenis arsip .
Tujuan dari penggunaan
sistem abjad (alphabetic), tanggal (chronological) , masalah (subject) dan
nomor (numeric) :
a.
Agar memudahkan pencarian arsip.
b.
Arsip tersusun dengan rapi
c.
Penanganan arsip mudah dimengerti
d.
Dan berkaitan dengan arsip yang ada
diruangan
Istilah-istilah dalam sistem
abjad
Sistem abjad adalah sistem penyimpanan
dan penemuan kembali arsip berdasarkan abjad. Untuk surat masuk, judulnya
diambil berdasarkan nama alamat/si penerima surat. Nama-nama tersebut terlebih
dahulu diindeks berdasarkan peraturan
yang berlaku. Berdasarkan indeks inilah warkat diberi kode.
1. Istilah-istilah
dalam sistem abjad.
a. Mengindeks
adalah kegiatan membagi nama/judul atau beberapa unit
b. Indeks
adalah suatu daftar atau table yang dipergunakan dalam pekerjaan kearsipan.
c. Unit
adalah bagian terkecil dari suatu nama/judul/caption
d. Caption adalah
nama yang sudah diindeks dan kemudian dijadikan sebagai tanda pengenal.
e. kode
adalah tanda atau symbol yang dibubuhkan pada lembaran warkat. kode ditulis
dengan pensil pada lembaran warkat sebagai pedoman penyimpanan.
f. Kode
arsip adalah kode yang diambil dari abjad pertama dari unit pertama . untuk
organisasi yang sudah berkembang.
Sistem Nomor adalah sistem
penyimpanan dan penemuan kembali surat berdasarkan nomor yang sudah ditetapkan.
Nomor yang dimaksud adalah nomor urut surat atau nomor kode permasalahan surat
yang terdapat pada daftar klasifikasi.
Sistem masalah adalah sistem
penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan masalah atau isi pokok
surat.biasanya masalah atau isi pokok surat dapat dilihat dalam prihal surat.
Sistem tanggal adalah sistem
penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan tanggal,bulan,dan tahun.
Dalam sistem ini kode menjadi penyimpanan dan penemuan kembali arsip, yaitu
tanggal pembuatan warkat atau tanggal yang tercantum pada arsip itu sendiri .
sistem tanggal disebut juga sistem kronologis. Sistem ini cocok untuk dan
praktis untuk diterapkan pada perusahaan /organisasi kecil yang volume kerjanya
belum begitu besar dan permasalahan nya belum begitu rumit.
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 Kesimpulan
Saat kegiatan prakerin
berlangsung diruangan arsip Balai Diklat Badan Narkotika Nasional, penulis menangani
arsip dengan menggunakan sistem abjad,subject,nomerik dan kronologis.
Dikarenakan Sistem tersebut sudah ditentukan oleh ruangan tersebut, ketika
surat masuk ataupun keluar akan disimpan atau diarsipkan surat akan tersusun
rapi dan mudah ditemukan.dan ketika arsip akan dibutuhkan , dalam hal pencarian
arsip tersebut juga tidak akan mengalami kesulitan.
Jadi, sistem arsip yang dipakai di Balai
Diklat Badan Narkotika Nasionl (BNN) adalah sistem abjad dan sistem masalah
serta Tanggal, dan saat pencariannya menggunakan sistem nomor, berarti jenis
surat akan di indeks menurut nama surat ,diberi urutan nomor serta disusun
menurut tahun yang berlaku dan juga saat surat akan dibutuhkan , saat pencarian
menggunakan nomor. Contoh sistem abjad : jika surat perintah tersimpan didalam
brief odner yang berkodekan huruf A ,maka semua surat perintah keseluruhan akan
disimpan didalam brief odner tersebut. Oleh karenakan itu karyawan atau pegawai
akan mudah mencari arsip yang dibutuhkan.
Contoh sistem masalah : jika pegawai mencari nota dinas ,maka pegawi
tidak perlu sulit mencari disemua brief odner. Karena nama nota dinas sudah tercantum di brief
odner dan pegawai hanya perlu mencari nota dinas yang dibutuhkan .
Sistem tanggal : sistem ini memudahkan pegawai mencari arsip dikarenakan arsip sudah
tersusun menurut bulan,tanggal, dan tahun yang tercantum didalam surat.
Sistem nomor : saat surat dibutuhkan dan karyawan akan mencari surat tersebut didalam
brief odner yang berada diruang arsip . kemudian surat akan dicari berdasarkan
kode yang tercantum didalam kartu disposisi.
Peraturan peminjaman peralatan dan
peminjaman arsip pun tidak sembarangan karena harus minta izin terlebih dahulu kepada
petugas yang bekerja dibagian tersebut. Agar arsip tidak berceceran
kemana-mana. Dan agar arsip tidak hilang maka pegawai yang membutuhkan arsip,
arsip yang dibutuhkannya harus digandakan terlebih dahulu di mesin pengganda
yang sudah disediakan. dikarenakan arsip yang sebenarnya harus disimpan kembali
di brief ordner. Agar sewaktu-waktu dibutuhkan dapat ditemukan kembali.
5.2 Saran
Didalam penyimpanannya arsip sudah
tersimpan dan tersusun dengan rapi akan tetapi lebih baik jika arsip yang
dipinjam oleh karyawan sebaiknya disimpan kembali dengan baik dan rapi sesuai
penyimpanan arsip semula. Karena saat arsip tersebut akan dibutuhkan kembali
bagian ruangan arsip atau pegawai tidak akan kesulitan mencari arsip tersebut.
dan saat menyimpan surat pun sebaiknya dengan teliti dan rapi agar kartu
disposisi yang terdapat pada surat tidak rusak. Dan jika arsip sudah penuh , segera menyiapkan
brief odner agar arsip bisa langsung
disimpan tanpa harus disimpan didalam brief ordner yang sudah penuh.
Kok gak ada daftar pustakanya bang
BalasHapusMakasih banyak
BalasHapus